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[個人情報] 個人情報保護法対策の要点

Q:4月から施行の個人情報保護法について、経営者として知っておくべきポイントを教えて下さい?

A:個人情報の取扱いに十分に注意しましょう!

1.個人情報保護法とは?

(1)内容:個人情報の悪用防止のため、「個人情報取扱事業者」(過去6カ月以内に5000人超の個人情報を取扱った事業者)に該当すれば「一定の義務」を負い、違反者には罰則があります。但し情報漏えいに起因する「損害賠償責任」は、全事業者に関係しますので要注意です。

(2)保護すべき個人情報:「氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの」です。メ-ルアドレス・顧客情報・社員名簿・映像等も対象になります。法人情報・亡くなった方の情報は対象外です。

(3)一定の義務とは:1)利用目的の特定・制限、2)適正な取得・利用目的の通知、3)デ-タ内容の正確性確保、4)安全管理措置、5)従業者・委託先の監督、6)第三者提供の制限、7)保有個人デ-タに関する事項の公表・開示・訂正・利用停止・理由の説明等の義務です。個人情報取得時に利用目的を明示し、正確に保管、安全に管理、本人からの内容確認・訂正・削除要請に応じなければなりません。

2.情報漏えい対策の手順は?

(1)社内体制・ル-ル:担当者を決めて、社内にある個人情報を特定します。「個人情報保護ポリシ-」を策定・社内外に公表、「個人情報取扱規程」を作成し社内で徹底します。不要な個人情報を持たない・廃棄する事も重要な対策です。

(2)取引先・委託先等と個人情報保護に関する契約書を交わし協力を得ます。

(3)個人情報へのアクセス制限等のシステム対策・個人情報漏えい保険の加入・プライバシ-マ-クの取得等。

3.実務上の注意点

(1)DM等を送る場合:個人情報取得の事実・利用目的の通知をDM上で行う必要があり、今後のDMを断る申出にはすぐに対応を要します。

(2)個人情報に該当する従業員情報の範囲:現在の従業員、退職者、採用予定者、求職者全て該当します。

(3)社員が仕事上入手し個々に管理している名刺:規制対象となる個人情報に該当し、5000人超の判定に関係あり。

(4)HP上で個人情報を入手する場合:利用目的の通知・公表の為、HP上の入力画面に利用目的の表示が必要です。

税理士法人石井会計代表
石井 栄一氏
岡山市野田2-4-1シティーセンタービル1F
TEL086-805-1121

本誌:2005年4.11号 33ページ

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